RemarqueSeul un utilisateur disposant des droits d'administration a l'autorisation de créer des listes de routages des ordres de modification.
Une fois que vous avez créé l'ordre de modification, spécifiez un routage. Un routage est une liste de participants dotés
de rôles prédéfinis. Chacun des rôles dispose d'autorisations et de responsabilités spécifiques. Les rôles d'Administrateur
de la demande de modification, d'Ingénieur responsable et d'Approbateur permettent de suivre la progression de l'ordre de
modification. Le rôle de Réviseur permet d'ajouter des notes de révision et d'effectuer les actions d'affichage, d'ajout et
de réponse à des commentaires.
La personne créant l'ordre de modification devient automatiquement un réviseur de la demande de modification dans le routage.
Le cas échéant, un participant peut ajouter des réviseurs supplémentaires.
Règles de base pour la modification du routage
Les règles suivantes s'appliquent lors de la modification du routage après la création de l'ordre de modification.
- Selon l'état de l'ordre de modification, toute personne participant au routage est en droit d'ajouter un autre réviseur, à
l'exception de l'utilisateur de notification.
- L'administrateur, l'administrateur de la demande de modification et l'ingénieur responsable peuvent ajouter et retirer des
approbateurs et des administrateurs de la demande de modification.
- Seuls l'administrateur, l'administrateur de la demande de modification et l'ingénieur responsable sont habilités à supprimer
un réviseur.
Les activités liées à l'ordre de modification peuvent être effectuées uniquement par les participants du routage.
Rôles de routage de l'ordre de modification
Une fois que vous avez créé l'ordre de modification, spécifiez un circuit. Un routage est une liste de participants dotés
de rôles prédéfinis. Chacun des six rôles dispose d'autorisations et de responsabilités spécifiques.
RemarqueSeuls les utilisateurs dotés des privilèges d'Administrateur ou d'Editeur de l'ordre de modification peuvent être affectés
à des rôles de routage. Reportez-vous à
Gérer les utilisateurs et les rôles pour plus d'informations.
Rôle de routage
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Définition
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Approbateur
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Peut vérifier, approuver ou rejeter un ordre de modification.
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Administrateur de la demande de modification
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Peut ajouter ou supprimer des approbateurs, des administrateurs de demande de modification et des ingénieurs responsables.
Ce participant peut modifier le titre de l'ordre de modification, ajouter ou supprimer des fichiers ou des articles, et modifier
des propriétés définies par l'utilisateur. Après approbation de l'ordre de modification, l'administrateur de la demande de
modification définit l'effectivité afin de valider l'article ou le fichier pour la production. L'administrateur de la demande
de modification peut également annuler l'ordre de modification ou rouvrir un ordre de modification.
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Auteur de la demande de modification
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Ce participant initie l'ordre de modification devient automatiquement un réviseur.
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Utilisateur de notification
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Reçoit une notification lorsque l'ordre de modification est fermé.
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Ingénieur responsable
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Peut modifier l'ordre de modification, faire des révisions nécessaires et soumettre l'ordre de modification pour vérification.
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Réviseur
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Peuvent uniquement afficher, ajouter et répondre à des commentaires.
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Le cas échéant, un participant peut ajouter des réviseurs supplémentaires.
Effectuez les tâches suivantes dans la boîte de dialogue Ordre de modification :
RemarqueLes tâches que peut effectuer un participant du routage dépendent du rôle qui lui est attribué.
- Créer et modifier un ordre de modification
- Attacher des fichiers dans le coffre-fort aux ordres de modification et créer des notes de révision
- Afficher les données de l'ordre de modification
- Ajouter des commentaires
- Modifier l'état de l'ordre de modification
Tâches de l'administrateur et de l'ingénieur responsable
Lorsque vous créez un ordre de modification, vous sélectionnez une définition de routage en vue de solliciter l'approbation
d'un ou plusieurs participants.
RemarqueAprès approbation de l'ordre de modification, l'administrateur de la demande de modification définit l'effectivité afin de
valider l'article pour la production.
Avant de créer un ordre de modification : assurez-vous qu'un routage créé par l'administrateur répertorie toutes les personnes qui doivent réviser, être responsables
et approuver l'ordre de modification.
RemarqueLa liste de routage peut être modifiée par l'administrateur de la demande de modification après la création de l'ordre de
modification. Toute personne indiquée dans le routage peut ajouter un réviseur. L'administrateur est libre d'ajouter ou de
supprimer des approbateurs, des administrateurs de demande de modification et des ingénieurs responsables.
Vous devez disposer d'une des autorisations suivantes pour jouer le rôle d'Administrateur de demande de modification :
- Administrateur
- Editeur de l'ordre de modification
Les données associées à un ordre de modification ouvert peuvent être modifiées par l'administrateur de demande de modification.
Dans les états Ouvert et En révision
- Changer l'état de l'article. Pour pouvoir modifier l'article, il est nécessaire de choisir l'état Travail en cours. L'état
En révision permet de verrouiller l'article dans le but d'empêcher toute modification.
RemarqueLorsque vous changez l'état d'un article validé en le faisant passer à l'état Travail en cours, le programme génère une nouvelle
révision. Si l'action Montée d'indice est définie sur Aucun dans la boîte de dialogue Règles de cycle de vie, aucune nouvelle
révision n'est créée.
Lorsque l'option Changer d'état est désactivée, l'état du cycle de vie passe à En révision.
- Attacher ou supprimer des fichiers.
- Créer une note de révision à partir d'un fichier .dwf attaché et ajouter un commentaire à la note de révision.
- Personnaliser la notification par courrier électronique
- Ajouter ou supprimer des articles.
- Ajouter, supprimer ou modifier des propriétés définies par l'utilisateur.
- Etat Ouvert
-
L'administrateur de la demande de modification peut modifier le titre, la valeur d'une propriété définie par un utilisateur
et la pièce attachée d'un ordre de modification ouvert.
Il peut effectuer les mêmes tâches d'édition à l'état Ouvert qu'au moment de la création de l'ordre de modification à une
exception près : le schéma de numérotation ne peut pas être changé.
Modifiez l'état de cycle de vie de l'article à l'aide de la commande Changer d'état proposée dans le menu contextuel de l'article
sélectionné.
- Etat En cours
-
Dès que l'ordre de modification passe à l'état En cours, l'ingénieur responsable est prévenu qu'un ordre de modification requiert
son attention :
- Le numéro d'ordre de modification est ajouté à la liste de travail de chaque participant.
- Un courrier électronique est envoyé à toutes les personnes de la liste de routage, si elles sont inscrites à la notification
par courrier électronique des événements d'ordre de modification.
Tout utilisateur peut consulter l'état.
Un réviseur peut afficher et ajouter des commentaires au sujet de l'ordre de modification ou répondre aux commentaires effectués.
L'ingénieur responsable est libre de modifier l'ordre de modification ou d'apporter les révisions qu'il juge nécessaires,
puis de soumettre l'ordre de modification pour révision.
- Etat En révision
-
Un réviseur peut afficher et ajouter des commentaires au sujet de l'ordre de modification ou répondre aux commentaires effectués.
Tout utilisateur peut consulter l'état.
- Etat Approuvé
-
Un participant doté du rôle d'Approbateur a le droit d'approuver un ordre de modification.
L'administrateur de la demande de modification peut modifier l'état de cycle de vie d'un article en sélectionnant cet article
et en choisissant la commande Changer d'état dans le menu contextuel. Seuls les changements d'état autorisés sont affichés.
L'administrateur de la demande de modification doit définir la date d'effectivité de l'ordre de modification en vue de valider
les articles pour la production.
Lorsque les articles sont validés, ils deviennent effectifs. La date de début d'effectivité des articles est indiquée pour
chaque article dans la boîte de dialogue Définir l'effectivité. La date d'effectivité de l'ordre de modification peut être
définie de l'une des façons suivantes :
- Etre effectif immédiatement
- Etre effectif à une date ultérieure
- Expirer immédiatement
- Expirer ultérieurement
La définition d'une date de fin d'effectivité pour un article supprime l'effectivité de cet article à une date définie. Lorsque
vous avez défini une date de fin d'effectivité pour un ordre de modification, l'article précédemment validé est effectif,
sauf s'il a été remplacé lors d'une nouvelle révision.
Lorsque vous avez défini l'effectivité, tous les articles de l'ordre de modification sont validés. Si l'un de ces articles
possédait l'état Validé avant cette opération, l'état restera inchangé.
- Etat Rejeté
-
Un participant doté du rôle d'Approbateur a le droit de refuser un ordre de modification.
En tant qu'administrateur de la demande de modification, voici comment vous pouvez traiter un ordre de modification rejeté :
- Annuler l'ordre de modification
- Modifier l'ordre de modification
Créer l'ordre de modification
- Dans le navigateur, sélectionnez le dossier Ordre de modification, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur Ordres
de modification et sélectionnez Nouvel ordre de modification.
OU
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier ou un article et choisissez Nouvel ordre de modification pour créer
un ordre de modification pour le fichier ou l'article sélectionné.
- Dans la boîte de dialogue Ordre de modification (OMT), cliquez sur le bouton
pour spécifier un schéma de numérotation.
- Dans la boîte de dialogue Schéma de numérotation de l'ordre de modification, sélectionnez la flèche de la liste déroulante
et effectuez votre choix.
Remarque Le schéma de numérotation ne peut être modifié lorsque l'ordre de modification est créé et qu'il passe à l'état Ouvert.
- Indiquez un titre dans le champ Intitulé de l'ordre de modification.
- Entrez une description dans le champ Description détaillée.
- Cliquez sur la flèche descendante dans le champ Date d'échéance et sélectionnez une date à laquelle l'ordre de modification
doit être achevé.
- Pour attacher des fichiers ou des articles à l'ordre de modification, cliquez sur l'onglet Enregistrements, puis cliquez sur
Ajouter dans la section Enregistrements associés. La boîte de dialogue de recherche s'affiche.
- Vous devez attacher un article ou un fichier pour créer un ordre de modification. La boîte de dialogue de recherche permet
d'identifier les fichiers ou les articles à ajouter à l'ordre de modification. Dans la liste des résultats de la recherche,
sélectionnez les fichiers ou articles à ajouter, puis cliquez sur OK. Les fichiers ou articles sont ajoutés à l'ordre de modification.
Remarque Si des articles sont ajoutés, tous les fichiers auxquels ils sont attribués sont automatiquement ajoutés.
- Pour supprimer un fichier ou un article de l'ordre de modification, mettez-le en surbrillance et cliquez sur Supprimer dans
la section Articles associés.
- Toutes les propriétés sont automatiquement ajoutées à la création de l'ordre de modification. Vous pouvez modifier les valeurs
des propriétés. Cliquez avec le bouton droit dans le champ Valeur sur l'onglet Général et entrez une valeur. Il n'est pas
possible, en revanche, de changer le contenu du champ Nom.
- Cliquez sur l'onglet Routage, puis sur la flèche vers le bas pour indiquer le routage à utiliser.
- Tous les fichiers auxquels les articles sont attribués sont automatiquement ajoutés à l'ordre de modification lors de l'ajout
des articles. Pour ajouter d'autres fichiers, cliquez sur l'onglet Fichiers, puis sur Attacher.
RemarqueVous pouvez attacher uniquement des fichiers se trouvant dans le coffre-fort.
Pour supprimer un fichier, mettez-le en surbrillance et cliquez sur Supprimer.
Pour ajouter une note à un fichier, sélectionnez-le et utilisez les outils de note de révision d'Autodesk Composer. Cliquez
sur Enregistrer pour enregistrer la note de révision et ajouter un commentaire. Cliquez sur le bouton d'aide de la barre d'outils
du Composer pour obtenir de l'aide sur l'utilisation des outils Autodesk DWF Composer. Le fichier sélectionné doit être un
fichier .dwf ou comporter un type de fichier .dwf associé (voir les détails relatifs à la publication de fichiers DWF lors de leur ajout dans le coffre-fort).
- Pour voir quels articles sont attribués aux fichiers attachés, sélectionnez un fichier dans la liste et cliquez sur l'onglet
Articles associés.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer pour créer un ordre de modification et quitter la boîte de dialogue.
L'auteur de l'ordre de modification prend automatiquement le rôle d'Auteur de la demande de modification
Effectuer des tâches à l'état Ouvert
Seul l'administrateur de la demande de modification peut intervenir sur l'ordre de modification à l'état Ouvert.
Modifier l'ordre de modification
- Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Modifier.
- Dans la boîte de dialogue Ordre de modification, apportez les modifications appropriées.
RemarqueL'administrateur de la demande de modification peut effectuer les mêmes tâches dans la boîte de dialogue Ordre de modification
qu'au moment de la création de l'ordre de modification (voir ci-dessus) à une exception près :
- Le schéma de numérotation ne peut être modifié.
- Pour accéder à la boîte de dialogue de modification du routage, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification
avec l'état Ouvert et cliquez sur Modifier le routage.
- Vous pouvez créer des notes de révision pour les fichiers .dwf 2D attachés.
RemarqueVous pouvez uniquement afficher les fichiers 3D (fichiers .dwf d'un fichier .ipt ou .iam).
Pour annoter un fichier .dwf 2D, sélectionnez-le et utilisez les outils de note de révision d'Autodesk Composer. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour
enregistrer la note de révision et ajouter un commentaire. Cliquez sur le bouton d'aide de la barre d'outils du Composer pour
obtenir de l'aide sur l'utilisation des outils Autodesk DWF Composer.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Modifier le routage
- Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'ordre de modification avec le bouton droit de la souris et choisissez Modifier le
routage ou cliquez sur l'onglet Routage puis sur Modifier.
- Dans la boîte de dialogue Modifier le routage, mettez un utilisateur en surbrillance dans la liste des participants à l'ordre
de modification et cliquez sur Ajouter.
Remarque Seuls les utilisateurs dotés d'autorisations d'Administrateur ou d'Editeur de l'ordre de modification sont répertoriés.
Pour supprimer un utilisateur, mettez-le en surbrillance dans la liste des participants du routage, puis cliquez sur Supprimer.
RemarqueIl est impossible de modifier un réviseur. Les approbateurs, les ingénieurs responsables et les administrateurs de demande
de modification ne peuvent être redéfinis que par l'administrateur lui-même.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Soumettre l'ordre de modification à l'état En cours
A l'état En cours, l'ingénieur responsable procède aux changements de conception demandés.
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
Soumettre.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez éventuellement la description
et les commentaires dans les zones de texte.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification par courrier électronique si nécessaire.
- Cliquez sur Ajouter un commentaire au courrier électronique pour inclure les commentaires à l'ordre de modification dans la
notification par courrier électronique.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
Soumettre l'ordre de modification et imposer l'approbation
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
Soumettre et imposer l'approbation.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez éventuellement la description
et les commentaires dans les zones de texte.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
Annuler
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
Annuler.
- Dans la boîte de dialogue Annuler - Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez éventuellement
la description et les commentaires dans les zones de texte.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
Effectuer les tâches à l'état En cours
Seul l'ingénieur responsable est en droit de changer l'ordre de modification lorsqu'il est à l'état En cours.
Afficher, ajouter et répondre aux commentaires de l'ordre de modification
- Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et choisissez Afficher et
répondre.
- Dans la boîte de dialogue Ordre de modification, cliquez sur les onglets Options générales, Fichiers et Routage pour afficher
les informations générales et les fichiers attachés.
- Cliquez sur l'onglet Commentaires pour afficher les commentaires des autres participants ou ajouter les vôtres.
Ajouter des commentaires :
- Cliquez sur Ajouter un commentaire.
- Sélectionnez l'onglet Commentaires et entrez des commentaires.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
Répondre aux commentaires :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un commentaire, puis choisissez Répondre au commentaire.
- Dans l'onglet Commentaires, cliquez sur Ajouter un commentaire.
- Sélectionnez l'onglet Commentaires et entrez des commentaires.
- Pour ajouter une pièce attachée, cliquez sur Pièces attachées et accédez à un fichier dans le coffre-fort ou à un fichier
attaché à l'ordre de modification.
Pour ajouter une note à un fichier .dwf 2D, utilisez les outils de notes de révision d'Autodesk Composer dans la fenêtre graphique.
Cliquez sur le bouton d'aide de la barre d'outils du Composer pour obtenir de l'aide sur l'utilisation des outils Autodesk
DWF Composer.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
- Etat : pour afficher l'état actuel de l'ordre de modification et réviser les actions effectuées par les participants de l'ordre
de modification.
- Pour procéder à une révision lorsque l'ordre de modification entre dans un état particulier (notamment plusieurs fois) et
en fonction d'une date, cliquez deux fois sur une zone d'Etat.
RemarqueAucune information ne s'affiche si l'ordre de modification n'est pas passé par l'état sélectionné.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer vos commentaires.
Ajouter des commentaires
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
Ajouter des commentaires.
- Sélectionnez l'onglet Commentaires et entrez des commentaires.
- Pour ajouter une pièce attachée, cliquez sur Pièces attachées et accédez à un fichier dans le coffre-fort ou à un fichier
attaché à l'ordre de modification.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
Modifier le routage
- Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et choisissez Modifier le
routage.
- Dans la boîte de dialogue Modifier le routage, mettez un utilisateur en surbrillance dans la partie gauche et cliquez sur
Ajouter.
Pour supprimer un utilisateur, mettez-le en surbrillance dans la partie droite et cliquez sur Supprimer.
RemarqueIl est impossible de modifier un réviseur. Les approbateurs, les ingénieurs responsables et les administrateurs de demande
de modification ne peuvent être redéfinis que par l'administrateur lui-même.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Retirer
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
Retirer.
- Dans la boîte de dialogue Retirer - Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez éventuellement
la description et les commentaires dans les zones de texte.
- Pour ajouter une pièce attachée, cliquez sur Pièces attachées et accédez à un fichier dans le coffre-fort ou à un fichier
attaché à l'ordre de modification.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
L'ordre de modification passe à nouveau à l'état Ouvert.
La soumission d'un ordre de modification en vue de sa validation le fait passer à l'état En révision.
Effectuer des tâches à l'état En révision
A l'état En révision, l'administrateur de la demande de modification peut effectuer les mêmes tâches d'édition que dans l'état
Ouvert. Seuls les approbateurs ont le droit de rejeter l'ordre de modification.
- Rejetez puis rouvrez l'ordre de modification.
- Rejetez puis annulez l'ordre de modification.
Seul un réviseur peut ajouter des commentaires et y répondre.
Pour passer à l'état Approuvé, l'ordre de modification doit être accepté par un participant jouant le rôle d'Approbateur.
Une fois qu'un ordre de modification a été soumis pour approbation, il est défini sur l'état Approuvé si les conditions suivantes
sont remplies :
- Un approbateur donne son approbation et la définition du routage n'exige pas une approbation unanime.
- La définition du routage exige une approbation unanime et tous les approbateurs du routage ont donné leur approbation.
Une fois qu'un ordre de modification a été soumis pour approbation, il passe à l'état Approuvé.
Effectuer les tâches à l'état Approuvé
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
Définir l'effectivité.
- Dans la boîte de dialogue Définir l'effectivité - Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez
éventuellement la description et les commentaires dans les zones de texte.
- Pour ajouter une pièce attachée, cliquez sur Pièces attachées et accédez à un fichier dans le coffre-fort ou à un fichier
attaché à l'ordre de modification.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
Lorsqu'il est défini sur effectif, le système tente de valider tous les fichiers et articles de l'ordre de modification. Si
l'état de n'importe quel fichier ou article est Validé avant l'exécution de l'action, aucune action n'a lieu.
Effectuer les tâches à l'état Rejeté
Lorsqu'un participant disposant de l'état d'approbateur refuse un ordre de modification, l'ordre de modification passe à l'état
Refusé. Seul un utilisateur doté d'un rôle d'Administrateur de demande de modification peut répondre à un ordre de modification
dont l'état est Rejeté.
Rouvrir
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
Rouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Rouvrir - Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez éventuellement
la description et les commentaires dans les zones de texte.
- Pour ajouter une pièce attachée, cliquez sur Pièces attachées et accédez à un fichier dans le coffre-fort ou à un fichier
attaché à l'ordre de modification.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
L'ordre de modification passe à nouveau à l'état Ouvert.
Annuler
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
Annuler.
- Dans la boîte de dialogue Annuler - Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez éventuellement
la description et les commentaires dans les zones de texte.
- Pour ajouter une pièce attachée, cliquez sur Pièces attachées et accédez à un fichier dans le coffre-fort ou à un fichier
attaché à l'ordre de modification.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le commentaire et envoyer une notification à tous les participants du routage.
L'ordre de modification passe à l'état Annulé.
Lorsqu'un ordre de modification passe à l'état Fermé, une notification est envoyée à toutes les personnes répertoriées comme
utilisateurs de notification dans la liste de routage.
Tâches des réviseurs
Seuls les participants du routage dotés du rôle de Réviseur sont habilités à réviser un ordre de modification.
RemarqueLorsque vous créez un ordre de modification, le rôle de Réviseur vous est automatiquement accordé.
Lorsque vous êtes ajouté en tant que Réviseur pour un ordre de modification, vous êtes averti des façons suivantes :
- Le numéro d'ordre de modification est ajouté automatiquement dans votre liste de travail.
- Vous recevez un courrier électronique.
- Une fenêtre de notification s'affiche si Vault Professional n'est pas l'application active.
En tant que réviseur, vous pouvez :
- Afficher l'ordre de modification
- Ajouter et répondre à des commentaires
- Ajouter des pièces attachées et des notes de révision
- Ajouter des réviseurs supplémentaires au routage
Effectuer les tâches des réviseurs
Afficher, ajouter et répondre à des commentaires
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et choisissez Afficher et répondre.
- Cliquez sur un onglet pour :
- Général : Afficher les informations de base au sujet de l'ordre de modification.
- Enregistrements :Visualiser les fichiers et articles associés à l'ordre de modification.
- Commentaires : afficher les commentaires ajoutés par chaque participant du routage, ajouter vos commentaires et répondre aux commentaires
existants. Vous pouvez également personnaliser la notification par courrier électronique.
Pour ajouter des commentaires, cliquez sur l'outil Ajouter des commentaires et entrez le titre ainsi que vos remarques dans
les zones de texte.
Pour ajouter des pièces attachées, cliquez sur Pièces attachées.
Pour répondre à des commentaires, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un commentaire et choisissez Répondre au commentaire.
Sélectionnez Inclure le commentaire original pour inclure le commentaire original.
Pour personnaliser une notification par courrier électronique, sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez le
message.
- Fichiers : afficher les fichiers attachés.
- Routage : afficher les participants du routage.
- Etat : afficher l'état de l'ordre de modification.
- Cliquez sur Fichier > Quitter pour fermer la boîte de dialogue.
Ajouter des commentaires sans les afficher
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
> Ajouter des commentaires.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter des commentaires, ajoutez des remarques.
- Pour ajouter des pièces attachées, cliquez sur Pièces attachées.
- Pour personnaliser la notification par courrier électronique, cliquez sur l'onglet Courrier électronique et apportez les modifications
appropriées.
- Cliquez sur OK pour créer l'opération.
Ajouter des réviseurs supplémentaires au routage
- Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Modifier
le routage.
- Dans la boîte de dialogue Modifier le routage, sélectionnez un utilisateur dans la colonne de gauche et cliquez sur Ajouter.
- Cliquez sur OK.
RemarqueVous ne pouvez supprimer aucun participant du routage, même s'il s'agit d'un participant que vous avez ajouté.
Tâches des approbateurs
Vous devez être participant du routage avec les autorisations d'approbation pour pouvoir approuver un ordre de modification.
Seul l'administrateur de la demande de modification peut changer la méthode d'approbation d'un ordre de modification.
En tant qu'approbateur d'un ordre de modification, vous êtes averti des façons suivantes :
- Le numéro d'ordre de modification est ajouté automatiquement dans votre liste de travail.
- Vous recevez un courrier électronique.
- Une fenêtre de notification s'affiche si Vault Professional n'est pas l'application active.
Le rôle d'Approbateur permet uniquement d'accepter un ordre de modification. Pour ajouter des commentaires ou répondre à des
commentaires, le rôle de Réviseur doit vous être explicitement attribué.
Icônes d'état de l'ordre de modification
|
Travail en cours : lorsqu'un ou plusieurs articles dans un ordre de modification sont définis sur Travail en cours, une icône
s'affiche dans l'ordre de modification pour indiquer que des modifications à la conception sont en cours et que l'ordre de
modification ne doit pas être approuvé pour l'instant.
|
|
Prêt pour la révision finale : lorsque tous les articles dans l'ordre de modification sont en révision ou validés, une icône
s'affiche pour indiquer aux participants du routage chargés de l'approbation ou du rejet de l'ordre de modification que ce
dernier est prêt à être approuvé ou rejeté.
|
|
Fermé ou Annulé : indique que l'ordre de modification est fermé ou annulé.
|
Effectuer les tâches de l'approbateur
Vous devez être un participant du routage doté d'autorisations d'approbation. Seul l'administrateur de la demande de modification
peut changer la méthode d'approbation d'un ordre de modification.
Le rôle d'Approbateur permet uniquement d'accepter un ordre de modification. Si vous avez besoin d'ajouter des commentaires
ou de répondre à des commentaires, le rôle de Réviseur doit vous être explicitement attribué.
Remarque
Un approbateur doit procéder uniquement à l'approbation ou au rejet de l'ordre de modification lorsque ce dernier est défini
sur l'état Prêt pour la révision finale. L'état est atteint si tous les articles ou fichiers de l'ordre de modification sont
définis sur En révision ou Validé.
Approuver
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
> Approuver.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez éventuellement la description
et les commentaires dans les zones de texte.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour approuver l'ordre de modification.
Remarque Quand l'ordre de modification est créé, le routage peut exiger une approbation unanime par tous les approbateurs (si plus
d'un approbateur a été ajouté au routage). Le cas échéant, lorsque tous les approbateurs ont approuvé l'ordre de modification,
son état passe de Approbation à Approuvé.
L'état passe de En révision à Approuvé dans les cas suivants :
- Vous êtes le seul approbateur du routage.
- Vous êtes le premier de plusieurs approbateurs dans le routage à approuver l'ordre de modification et l'approbation unanime
n'est pas exigée.
- Vous êtes le dernier de plusieurs approbateurs dans le routage à approuver l'ordre de modification et l'approbation unanime
est exigée.
Rejeter
- Dans le panneau principal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'ordre de modification et sélectionnez Répondre
> Rejeter.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet Commentaire et modifiez éventuellement la description
et les commentaires dans les zones de texte.
- Sélectionnez l'onglet Courrier électronique et modifiez la notification si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour rejeter l'ordre de modification.
L'état de l'ordre de modification passe de En révision à Rejeté.
Gérer les routages
Modifier la liste des participants du routage
- Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'ordre de modification avec le bouton droit de la souris et choisissez Modifier le
routage ou cliquez sur l'onglet Routage puis sur Modifier.
- Dans la boîte de dialogue Modifier le routage, mettez un participant en surbrillance dans la partie gauche et cliquez sur
Ajouter.
RemarqueSeuls les utilisateurs dotés d'autorisations d'Administrateur ou d'Editeur de l'ordre de modification sont répertoriés.
Pour supprimer un participant, mettez-le en surbrillance et cliquez sur Supprimer.
RemarqueUn réviseur ne peut pas être supprimé.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
RemarquePour modifier le rôle d'un participant dans la liste des participants du routage, mettez le nom du participant en surbrillance,
puis cliquez sur Modifier les rôles. Le cas échéant, dans la boîte de dialogue Modifier les rôles, modifiez le rôle des participants.
Modifier les rôles de routage
La boîte de dialogue Modifier les rôles affiche les options suivantes :
- Rôles disponibles répertorie les rôles pouvant être attribués au participant.
- Rôles sélectionnés répertorie les rôles attribués au participant.
- Dans la boîte de dialogue Modifier les rôles, mettez un rôle en surbrillance dans la partie gauche et cliquez sur Ajouter.
Pour supprimer un rôle, mettez-le en surbrillance et cliquez sur Supprimer.
RemarqueUn réviseur ne peut pas être supprimé.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.