Lorsque les fichiers sont archivés dans le coffre-fort, seules les propriétés activées sont par défaut automatiquement extraites,
puis indexées. Toutes les propriétés extraites dont le suivi est assuré par le coffre-fort peuvent être gérées par l'intermédiaire
de la boîte de dialogue Définitions des propriétés. La boîte de dialogue Définitions des propriétés contient les informations
suivantes :
Nom de propriété
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Nom de la propriété telle qu'elle apparaît dans l'interface. Ce nom peut être modifié par l'administrateur du coffre-fort.
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Type de données
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Type de données correspondant à la propriété. Les types de données sont les suivants : texte, numéro, date et booléen.
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Utilisation
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Nombre de fichiers utilisant la propriété. Cette information permet de déterminer les propriétés qui sont le plus souvent
utilisées, afin d'en déduire celles qui peuvent être supprimées du coffre-fort.
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Etat
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Indique si la propriété est activée en vue de l'indexation et visible pour l'utilisateur.
- Activé Si une propriété est activée, elle est indexée et extraite des fichiers lorsque ceux-ci sont ajoutés au coffre-fort ou y
sont archivés.
- Désactivé Si une propriété est désactivée, elle n'est pas indexée et n'est pas extraite des fichiers lorsque ceux-ci sont ajoutés au
coffre-fort ou y sont archivés. Les administrateurs ont la possibilité de faire le tri parmi les propriétés indésirables en
les désignant comme non désactivées.
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Associations
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Indique la classe d'entité qui peut utiliser la propriété. Il peut s'agir d'un fichier, d'un dossier, d'un article, d'un objet
personnalisé ou d'un ordre de modification.
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Catégories de fichier
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Si la propriété est associée à une catégorie de fichier, le nom de celle-ci s'affiche. Si l'attribut de remplacement de propriété
est activé, les valeurs de catégorie remplacent les valeurs de propriété.
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Catégories d'article
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Si la propriété est associée à une catégorie d'article, le nom de celle-ci s'affiche. Si l'attribut de remplacement de propriété
est activé, les valeurs de catégorie remplacent les valeurs de propriété.
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Catégories de dossiers
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Si la propriété est associée à une catégorie de dossier, le nom de celle-ci s'affiche. Si l'attribut de remplacement de propriété
est activé, les valeurs de catégorie remplacent les valeurs de propriété.
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Personnaliser les catégories d'objets
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Si la propriété est associée à une catégorie d'objet personnalisé, le nom de celle-ci s'affiche. Si l'attribut de remplacement
de propriété est activé, les valeurs de catégorie remplacent les valeurs de propriété.
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Recherche standard
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Indique si une propriété de chaîne est recherchée lors de l'utilisation de la fonction de recherche standard. Valeurs possibles
:
- Recherche effectuée : la propriété est incluse dans la recherche standard.
- Aucune recherche effectuée : la propriété est exclue de la recherche standard.
- Non autorisé : la propriété n'est pas une valeur de chaîne et ne peut donc pas être incluse dans la recherche standard.
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Important : lorsqu'une propriété définie par l'utilisateur est créée, il n'est pas nécessaire qu'elle soit associée à des catégories.
Cependant, même si la propriété est associée à une entité (un fichier, un dossier, un objet personnalisé, un ordre de modification
ou un article), si elle n'est associée à aucune catégorie, elle n'apparaît pas dans la grille des propriétés pour le type
d'entité en question.
Lors de la migration d'une base de données du coffre-fort, toutes les propriétés existantes définies sur Activé sont migrées.
Toutefois, toutes les nouvelles propriétés sont désactivées par défaut. Pour optimiser l'opération d'indexation, aucune des
propriétés sans mappages n'est créée, sauf instruction contraire de l'administrateur.
Attribution d'un nouveau nom
Le nom d'une propriété peut être modifié pour qu'il soit plus parlant. Les noms définis par le système et ceux définis par
l'utilisateur peuvent être modifiés en sélectionnant Modifier dans la boîte de dialogue Définitions des propriétés.
Modification de l'état
L'état de la propriété indique si celle-ci est ajoutée ou non à l'index du coffre-fort.
Pour spécifier les propriétés devant être incluses dans le coffre-fort, vous devez sélectionner l'état Activé. Les administrateurs
peuvent supprimer les propriétés inutiles du coffre-fort en les désignant comme activées. Lorsqu'une propriété est inutilisée,
elle n'est plus associée à aucun fichier et elle est supprimée de l'index. La recherche en est facilitée car les propriétés
sont moins nombreuses. Vous ne pouvez pas effectuer de recherche sur une propriété qui est non utilisée. ni afficher une propriété
non utilisée sous forme d'une colonne d'une grille. Vous ne pouvez pas mapper les propriétés aux propriétés inutilisées d'un
fichier. Les propriétés inutilisées peuvent être à nouveau associées à des fichiers ; pour cela, il suffit de leur réaffecter
l'état Activé, puis de les réindexer à l'aide de la console du serveur. Pour plus d'informations sur la réindexation, consultez
l'aide d'Autodesk Server Console.
RemarquePour modifier l'état des propriétés, le coffre-fort doit être réindexé au moyen de la console du serveur. Pour plus d'informations
sur la réindexation d'un coffre-fort, consultez l'aide d'Autodesk Server Console.
Analyse du nombre d'utilisations
Le nombre d'utilisations d'une propriété vous renseigne sur sa pertinence au sein du coffre-fort. Le nombre indiqué dans la
colonne Utilisation correspond au nombre de fichiers auxquels la propriété est associée. Lorsqu'une propriété est désactivée,
son nombre d'utilisations est égal à 0.
Pour afficher le nombre d'utilisations d'une propriété, sélectionnez le bouton Obtenir le nombre d'utilisations de la boîte
de dialogue Définitions de propriétés.
Spécification des propriétés de recherche
Le paramètre de recherche standard d'une propriété de fichier indique si celle-ci est interrogeable lors d'une recherche standard.
Ce paramètre s'applique uniquement aux recherches standard et non aux recherches effectuées à l'aide du générateur de requête
ou via la boîte de dialogue Rechercher. Seules les propriétés de fichier de type chaîne peuvent être définies sur Recherche
effectuée.
Les propriétés de fichier de type chaîne définies sur Recherche effectuée sont disponibles pour la recherche standard. Les
propriétés définies sur Aucune recherche effectuée ne sont pas disponibles pour la recherche standard. Si vous définissez
les propriétés de fichier inutilisées sur Aucune recherche effectuée, vous optimisez la recherche. Les propriétés non autorisées
ne sont pas des propriétés de type chaîne ; elles ne sont donc pas disponibles pour la recherche standard. Il n'est plus possible
de modifier le paramètre d'une propriété définie sur Non autorisé.
Lorsque l'état d'une propriété est Désactivé, le paramètre de recherche standard est automatiquement défini sur Aucune recherche
effectuée. Si cette propriété est ensuite définie sur Activé, le paramètre de recherche standard est toujours défini sur Aucune
recherche effectuée. Afin qu'une propriété soit disponible pour la recherche de base, l'administrateur doit la définir manuellement
sur Recherche effectuée.
RemarqueToutes les propriétés de type ordre de modification et article sont définies sur Recherche effectuée et sont toujours incluses
à la recherche standard.
Gérer les propriétés définies par l'utilisateur
- Sélectionnez Outils
Administration
Paramètres du coffre-fort.
- Dans la boîte de dialogue Paramètres du coffre-fort, cliquez sur l'onglet Comportements.
- Dans la zone Propriétés, cliquez sur Propriétés.
- Vous pouvez alors effectuer les opérations suivantes :
- Cliquez sur Créer pour créer une propriété définie par l'utilisateur.
- Sélectionnez une propriété, puis cliquez sur Modifier pour modifier une définition de propriété.
- Sélectionnez une propriété définie par l'utilisateur, puis cliquez sur Supprimer pour la supprimer.
- Cliquez sur l'onglet Paramètres pour afficher les paramètres correspondant à la propriété sélectionnée. Les paramètres affichés
dans l'onglet varient selon le type de propriété sélectionnée.
Créer une propriété définie par l'utilisateur
Créez des propriétés définies par l'utilisateur pour personnaliser le mappage de propriété et les préférences de réécriture.
Vous devez disposer des droits d'administration pour effectuer ces tâches.
- Cliquez sur Outils
Administration
Paramètres du coffre-fort.
- Sous l'onglet Comportements de la boîte de dialogue Paramètres du coffre-fort, cliquez sur Propriétés.
- Dans la boîte de dialogue Définitions des propriétés, cliquez sur Créer.
- Dans la boîte de dialogue affichée, entrez un nom.
- Dans la liste Type, sélectionnez le type de propriété.
- Affectez la propriété définie par l'utilisateur à une ou plusieurs catégories en sélectionnant les cases de catégorie dans
la liste déroulante Associations. Les catégories peuvent être présélectionnées dans cette liste en fonction du filtre précédemment
sélectionné dans la boîte de dialogue Définitions des propriétés. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les catégories
en fonction de vos besoins.
Lorsqu'une propriété définie par l'utilisateur est créée, il n'est pas nécessaire qu'elle soit associée à des catégories.
Toutefois, si une propriété définie par l'utilisateur n'est associée à aucune catégorie, elle n'apparaît pas dans la grille
des propriétés pour le fichier, l'article ou l'ordre de modification correspondant.
Important : une propriété apparaît avec une entité (fichier, dossier, objet personnalisé, article, ordre de modification) uniquement lorsqu'elle
correspond à la même catégorie ou lorsqu'elle y a été associée manuellement. Pour associer manuellement une propriété à une
catégorie, reportez-vous à la rubrique Ajouter ou supprimer une propriété.
Dans l'onglet Paramètres, certains paramètres de propriété sont renseignés avec les valeurs déterminées par le nom et le type
des étapes précédentes.
Définir les valeurs de liste
Dans l'onglet Paramètres, sélectionnez la ligne Valeur initiale. Selon le type de propriété, la cellule sur la droite devient
un champ modifiable, une liste déroulante des valeurs existantes ou une liste déroulante des valeurs que vous pouvez ajouter.
- Effectuez l'une des tâches suivantes :
- Si la propriété est de type texte, entrez une valeur et passez à la dernière étape.
- Si la propriété est de type booléen ou date, sélectionnez la valeur appropriée, puis passez à la dernière étape.
- Si le champ est une liste déroulante dans laquelle vous pouvez créer des valeurs, cliquez sur (...) et passez à l'étape suivante.
- Dans la boîte de dialogue Répertorier les propriétés, cliquez dans la liste Valeurs de liste et entrez un nom pour la nouvelle
valeur. Continuez à ajouter des valeurs pour terminer la liste.
- Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Sélectionnez une valeur dans la liste, puis sélectionnez Définir par défaut. Si vous ne sélectionnez pas la valeur de liste par défaut, la dernière valeur entrée devient la valeur par défaut.
- Cliquez sur Ajouter, laissez la valeur vide, puis cliquez sur Définir par défaut pour commencer la liste avec une valeur vide. L'utilisateur final aura alors l'option de ne rien sélectionner dans la liste.
- Insérez une nouvelle valeur n'importe où dans la liste. Sélectionnez une valeur, puis cliquez sur Ajouter pour insérer une ligne de valeur vide au-dessus de la valeur sélectionnée. Entrez un nom pour la valeur.
- Insérez une nouvelle valeur n'importe où dans la liste. Sélectionnez une valeur, puis cliquez sur Ajouter pour insérer une ligne de valeur vide au-dessus de la valeur sélectionnée. Entrez un nom pour la valeur.
- Sélectionnez une valeur et cliquez sur Supprimer pour la supprimer de la liste.
- Sélectionnez une valeur et cliquez sur Monter ou Descendre pour réorganiser l'ordre des valeurs dans la liste.
- Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Répertorier les propriétés et revenir à la boîte de dialogue Nouvelle propriété.
- Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Nouvelle propriété.
RemarqueUne fois la définition de la propriété créée, le nom et le type de données ne peuvent plus être modifiés.
Ajouter ou supprimer une propriété définie par l'utilisateur
Une propriété définie par l'utilisateur peut être ajoutée ou supprimée à partir d'un fichier, un dossier ou un élément. Vous
devez disposer des droits d'administration pour effectuer ces tâches. Les étapes ci-dessous s'appliquent aux trois types d'entités.
Ajouter ou supprimer une propriété
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers, dossiers, objets personnalisés, ordres de modification ou articles.
RemarqueLa commande Ajouter ou supprimer la propriété n'est disponible que pour une entité à la fois. Cette option de menu n'est pas
disponible en cas de sélection de plus d'un type d'entité dans la sélection.
- Cliquez sur Actions
Ajouter ou supprimer une propriété.
- Dans la boîte de dialogue d'ajout ou de suppression de la propriété, sélectionnez la propriété dans la liste Propriétés.
- A partir de la valeur Action de la propriété, sélectionnez Ajouter ou Supprimer dans la liste déroulante.
- Ajouter. La propriété est ajoutée à l'objet sélectionné en utilisant la valeur par défaut. Si la propriété est déjà attribuée à un
objet sélectionné, aucune action n'est effectuée.
- Supprimer. La propriété est supprimée des objets sélectionnés. Si la propriété n'est pas attribuée à un ou plusieurs objets sélectionnés,
aucune action n'est effectuée.
- Cliquez sur OK.
RemarqueSi une propriété est attribuée au moyen d'une catégorie, elle ne peut pas être supprimée à partir d'un fichier. La suppression
de l'association à la catégorie permet d'effectuer à nouveau l'opération de suppression.
RemarqueSi une restriction se produit avec un objet sélectionné, la propriété n'est ni ajoutée, ni supprimée et un message d'erreur
s'affiche.
Supprimer une propriété définie par l'utilisateur
Une propriété définie par l'utilisateur ne peut être supprimée que si elle n'est pas associée à une catégorie ni utilisée
par des objets de coffre-fort (par exemple, un fichier, un dossier, un ordre de modification ou un objet personnalisé). Vous
devez disposer des droits d'administration pour effectuer ces tâches.
- Cliquez sur Outils
Administration
Paramètres du coffre-fort.
- Sous l'onglet Comportements de la boîte de dialogue Paramètres du coffre-fort, cliquez sur Propriétés.
- Dans la boîte de dialogue Définitions des propriétés, sélectionnez la définition de propriété dans la liste Nom de propriété,
puis cliquez sur Supprimer.
- Dans la boîte de dialogue Avertissement au sujet de la suppression de la définition de propriété, cliquez sur Oui.
Si la propriété ne peut pas être supprimée à cause de restrictions, la boîte de dialogue Erreur lors de la suppression de
la définition de propriété s'affiche.
- Cliquez sur Aperçu avant impression pour créer un document du rapport d'erreurs qui peut ensuite être imprimé, exporté ou distribué par courrier électronique.